iXBRL deponeren bij de KvK: zo werkt het

Heb je een jaarrekening opgesteld in Word of PDF? Dan kun je die niet zomaar bij de Kamer van Koophandel deponeren. De meeste bedrijven moeten hun jaarrekening digitaal aanleveren in XBRL of iXBRL.

Sinds boekjaar 2025 geldt dit ook voor grote ondernemingen. Maar wat is iXBRL eigenlijk? En hoe zet je een bestaande jaarrekening om naar het juiste formaat?

In het kort

• Sinds boekjaar 2025 moeten ook grote ondernemingen digitaal deponeren.
• Je kunt hiervoor XBRL of iXBRL gebruiken.
• Een PDF is in de meeste gevallen niet meer voldoende.
• Je kunt een bestaande jaarrekening laten omzetten naar iXBRL.
• Deponeren bij de KvK is gratis. Voor de conversie betaal je meestal wel.

Is iXBRL deponeren verplicht?

Niet altijd. De overheid verplicht bedrijven om hun jaarrekening digitaal te deponeren. Dat gebeurt via Standard Business Reporting (SBR). De verplichting is in stappen ingevoerd.

Je hebt daarbij meestal de keuze tussen XBRL en iXBRL. Welk formaat geschikt is, hangt af van de jaarrekening. In bepaalde situaties moet je iXBRL gebruiken. Bijvoorbeeld als je verplicht een duurzaamheidsrapportage moet aanleveren.

Meer informatie vind je op de website van de Kamer van Koophandel.

Wat is het verschil tussen XBRL en iXBRL?

XBRL en iXBRL zijn twee manieren om financiële gegevens digitaal vast te leggen. Computers kunnen deze gegevens automatisch lezen en verwerken.

iXBRL is vooral handig bij uitgebreide jaarrekeningen met veel toelichtingen, tabellen en een eigen indeling.

Op de website van Standard Business Reporting worden beide formaten toegelicht.

Kun je een jaarrekening als PDF deponeren?

Voor de meeste ondernemingen kan dat niet meer. De KvK verlangt bij de verplichte digitale deponering een XBRL- of iXBRL-bestand. Alleen in bijzondere situaties zijn uitzonderingen mogelijk.

Heb je de jaarrekening al in PDF of Word? Dan hoef je niet opnieuw te beginnen. Het bestaande document kan worden gebruikt om een iXBRL-versie te maken.

De inhoud van de jaarrekening hoeft daarvoor niet te veranderen. Wel moet het document technisch geschikt worden gemaakt voor de KvK.

Hoe zet je een jaarrekening om naar iXBRL?

Een PDF opslaan onder een andere bestandsnaam is niet voldoende. Bij een iXBRL-conversie krijgen financiële gegevens digitale codes. Dit wordt ook wel taggen genoemd.

Zo kan een computer bijvoorbeeld herkennen welk bedrag hoort bij de omzet, de schulden of het eigen vermogen.

Het omzetten bestaat uit vier stappen:

Bij het markeren worden de regels gebruikt die voor jouw jaarrekening gelden.

Wat zijn de minimale eisen voor het taggen van een iXBRL-jaarrekening?

Je hoeft niet alles in de jaarrekening te taggen. De minimale eisen staan in de SBR-richtlijnen voor het Handelsregister, de Regelgevende Technische Standaard (RTS). De versie van 2026 geldt voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2026. In het kort:

• Financiële overzichten: tag alle bedragen in de balans. Staan ze in je jaarrekening, dan ook de bedragen in de winst-en-verliesrekening, het kasstroomoverzicht, het overzicht totaalresultaat en het verloopoverzicht van het eigen vermogen. Bij IFRS gaat het om de vergelijkbare IFRS-overzichten. Let op: verwijst de geconsolideerde jaarrekening voor het eigen vermogen naar de enkelvoudige jaarrekening? Dan tag je alleen het verloopoverzicht eigen vermogen in de enkelvoudige jaarrekening.

  

• Nulwaarden: ook streepjes, andere tekens en woorden die nul betekenen, moeten een tag krijgen.
• Micro en klein: deponeer je alleen een beperkte balans, eventueel met toelichting? Dan mag je ook iXBRL gebruiken.
• Verplichte deponeringsgegevens: KvK-nummer, naam, rechtsvorm, zetel, bedrijfsklasse, balansdatum en boekjaar. Daarnaast of de jaarrekening geconsolideerd is, of er een accountantsverklaring is en of de jaarrekening is vastgesteld (en zo ja, de datum van vaststelling). Staan deze gegevens niet in de jaarrekening zelf? Dan tag je ze in een apart iXBRL-document voor deponeringsgegevens. Deponeer je het jaarverslag van een buitenlands groepshoofd voor de vrijstelling van artikel 2:403 of 2:408 BW, dan komt daar nog een extra tag bij. Ontbreken deze tags, dan verwerkt de KvK de jaarrekening niet en heb je niet aan de deponeringsplicht voldaan.
• Toelichting en bestuursverslag: deze hoef je nog niet te taggen. Block-tagging van tekst wordt later verplicht, maar niet eerder dan twee jaar na de definitieve Europese (ESMA-)eisen. Tot die tijd is vrijwillig block-taggen in de jaarrekening niet toegestaan.
• Accountantsverklaring: is die verplicht, dan hoort hij bij het verslag, in hetzelfde formaat als de jaarrekening. De gegevens in de verklaring hoef je op dit moment niet te taggen.
• Valuta en afronding: elk bedrag krijgt een valuta, zoals EUR, en een aanduiding van de afronding (het decimals-attribuut).
• Technische controle: je levert alles aan als één Report Package van maximaal 100 MB. De KvK controleert dat pakket automatisch. Controleer daarna in het Handelsregister of de deponering is gelukt.

Bekijk de minimale tagging-eisen in de SBR-richtlijnen (Handelsregister 2026), pagina 12.

Zelf een iXBRL-bestand deponeren bij de KvK

Heb je het iXBRL-bestand ontvangen? Dan kun je de jaarrekening op twee manieren deponeren.

Voor het KvK-portaal log je in bij Zelf Deponeren Jaarrekening. Na verwerking kun je in het Handelsregister controleren of de jaarrekening is gedeponeerd.

Wat kost het om een jaarrekening in iXBRL te deponeren?

De KvK brengt geen kosten in rekening voor het deponeren van een jaarrekening.

Dat betekent niet dat het hele proces gratis is. Voor het maken van een iXBRL-bestand heb je geschikte software nodig. Je kunt dit ook door een gespecialiseerd bedrijf laten doen.

De kosten van de conversie verschillen per aanbieder. Ook de omvang en de ingewikkeldheid van de jaarrekening spelen een rol.

Op de website van de KvK lees je meer over deponeren via SBR en de mogelijke kosten.

Wanneer moet je de jaarrekening deponeren?

Een vastgestelde jaarrekening moet binnen acht dagen bij de KvK worden gedeponeerd.

Daarnaast geldt een uiterste termijn van twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Is de jaarrekening nog niet vastgesteld? Dan kan het nodig zijn om eerst de niet-vastgestelde versie te deponeren.

Bekijk ook de wettelijke termijnen voor het deponeren bij de KvK.

Veelgestelde vragen

Kan ik zelf een PDF omzetten naar iXBRL?

Ja, maar daarvoor heb je speciale software nodig. Je moet niet alleen het bestand omzetten, maar ook de financiële gegevens van de juiste codes voorzien. Daarna moet het bestand aan de technische regels van de KvK voldoen.

Is iXBRL ook verplicht voor een kleine bv?

Nee, niet standaard. Een kleine bv moet de jaarrekening wel digitaal deponeren. Dat kan bijvoorbeeld via het portaal Zelf Deponeren Jaarrekening van de KvK. Je hoeft daarvoor niet zelf een iXBRL-bestand te maken.

Moet de accountantsverklaring ook in iXBRL?

Als een accountantsverklaring verplicht is en je de jaarrekening in iXBRL deponeert, moet ook de accountantsverklaring in hetzelfde formaat worden aangeleverd. Dit staat in de deponeringsregels van de KvK.

Kan ik de iXBRL-conversie uitbesteden?

Ja. Je kunt de bestaande jaarrekening laten omzetten door een gespecialiseerd bedrijf. Je ontvangt dan het iXBRL-bestand dat je nodig hebt voor de deponering.

Hulp nodig bij de conversie naar iXBRL?

Heb je de jaarrekening al klaar, maar ontbreekt het iXBRL-bestand? Dan kun je de technische omzetting uitbesteden.

Rapportagewijzer kan dat voor je doen. Met de iXBRL-jaarrekening zetten we je bestaande jaarrekening om naar een gevalideerd iXBRL-bestand, en met Digipoort-deponering dienen we het ook voor je in. Voor onderwijsinstellingen is er OCW iXBRL rapportage.